Selección y contratación de personal
La selección y contratación de personal se origina a partir de la necesidad de creación de nuevos puestos de trabajo o por causa de reorganizaciones internas (despidos, rotaciones, traslados, ascensos, entre otros).
Es por esto que la selección y contratación de personal puede ser interna o externa.
A continuación explicaremos a detalle los pasos a seguir para realizar la selección y contratación de personal en una organización.
Pasos para la Selección y contratación de personal
Antes de iniciar el proceso de selección y contratación de personal se debe determinar las necesidades de personal.
El cálculo del número de empleados no puede improvisarse, ya que un número mayor de mano de obra del requerido incurre en mayores costos, personal subutilizado, malos hábitos, entre otros; así mismo un déficit en la mano de obra puede tener como consecuencia el incumplimiento de la producción y/o personal sometido a una tensión excesiva.
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Un puesto de trabajo se determina por el conjunto de tareas que debe ejecutar la o las personas que lo ocupan. Se recomienda que dicho conjunto de tareas se encuentre detallada en una descripción de cargo o puesto de trabajo con el fin de garantizar que este bien definido en cuanto a su relevancia en la empresa y su desarrollo.
En el caso de nuevas empresas los puestos de trabajo se calculan de acuerdo a la clasificación de las tareas que se han de realizar
En el caso de empresas en funcionamiento, la estimación de puestos de trabajos dependerá de la proyección de crecimiento que tenga la empresa, de la rotación y de los cambios tecnológicos que se prevean.
De cualquier manera, es recomendable prever las necesidades de personal, con el fin de preparar la contratación con tiempo suficiente evitando así realizar contrataciones apresuradas evitando el riesgo de contratar a la persona menos adecuada o la que encontremos disponibles en ese momento.
La selección de personal se divide en interna y externa.
La selección interna se basa en la búsqueda dentro de la organización de la persona con el perfil adecuado para ocupar el cargo vacante.
Esta selección tiene sus ventajas ya que el proceso de interiorización y conocimiento de la cultura empresarial del trabajador ya está realizado.
Además de que ya se conoce el desarrollo profesional y estilo del trabajador.
Sin embargo el proceso de adaptación, capacitación y evaluación deben estar presentes de igual manera como si se incorporara un personal externo.
La selección externa se lleva a cabo cuando se recurre a una persona ajena a la organización para ocupar el puesto de trabajo.
El proceso de selección se divide en las siguientes fases:
- Análisis de las necesidades
- Reclutamiento
- Preselección
- Entrevista y elección final
- Contratación
- Seguimiento
Análisis de las necesidades
Para determinar las necesidades debemos tener en cuenta el puesto de trabajo y el perfil del trabajador que lo va a ocupar.
El puesto de trabajo se define a partir de:
- Las tareas que ha de realizar, son las tareas diarias que se deben realizar en el puesto de trabajo.
- Los problemas que va a resolver. Define el nivel de complejidad de las tareas, capacidades, conocimientos y habilidades requeridas para resolverlas.
- Función que va a desempeñar. Permite ubicarse en la posición necesaria para desempeñar el cargo.
- La ubicación dentro del organigrama. Define el nivel jerárquico que dentro de la organización.
El perfil del candidato se define a partir de la descripción del puesto de trabajo, tomando en consideración los siguientes aspectos:
- Conocimientos o formación básica de la persona.
- Experiencia en puestos de trabajo similares al del puesto de trabajo que se pretende ocupar.
- Aptitud o capacidad para resolver problemas que se esperan se presenten en el puesto de trabajo.
- Actitud o comportamiento ante las tareas del puesto de trabajo.
Reclutamiento de un nuevo trabajador
Una vez que se tienen definidos los puestos de trabajo necesarios, se realiza la divulgación del deseo de contratación de personal mediante el método que la empresa considere más adecuado, bien sea a través de sus propios empleados siendo estos quien anuncien la existencia de la vacante entre sus amigos y familiares, o bien a través de prensa, internet o cualquier otro medio de divulgación.
El método que escoja la empresa dependerá del perfil del cargo deseado y de las políticas de contratación de la empresa.
En caso de que se considere contratar personal temporal se puede recurrir a antiguos empleados que conocen la empresa y no precisan tiempo de adaptación, siendo esto mas rentable para la empresa.
Preselección del trabajador
En esta fase se evalúan las candidaturas.
Si el perfil esta claramente definido, revisar los currículos será una tarea fácil para ir descartando aquellos que no lo cumplan.
Se recomienda elaborar un formato de solicitud de empleo, el cual los candidatos deben llenar; luego, a partir de dicha solicitud se realizará la preselección.
El modelo de solicitud de empleo varia de unos casos a otros.
Por lo general contienen los datos de identidad, estudios realizados, experiencia anterior en puestos similares y cualquier otro aspecto que se considere se deba conocer.
Luego de recibir los currículos con sus respectivas solicitudes de empleo, se clasifican de acuerdo a su adecuación al perfil del cargo requerido.
Las solicitudes seleccionadas pasan a la siguiente fase de la selección.
Entrevista y elección final
La primera entrevista se realiza con los candidatos que se ajusten al perfil requerido.
En este primer encuentro se establece el contacto interpersonal en el cual se evaluará la presencia, la disposición, el interés en el puesto y la coherencia entre la información escrita y la impresión causada por el candidato.
Se realizan pruebas de conocimientos, habilidades y destrezas requeridos para el puesto que se ha de ocupar.
Pueden realizarse pruebas prácticas, de elección múltiple, preguntas varias; esto con el fin de verificar que el nivel técnico del candidato se ajusta al requerido.
Existen diferentes tipos de pruebas entre las cuales se encuentran las de inteligencia, razonamiento abstracto, memoria, imaginación y atención.
Las dos primeras reflejan la capacidad del individuo para enfrentarse a situaciones inesperadas y responder a ellas con cierta lógica.
Los tres factores siguientes no muestran si el candidato podrá realizar su trabajo en las condiciones que se ha especificado.
Existen también otros factores que pueden investigarse los cuales trataremos en artículos posteriores.
Luego de finalizadas las entrevistas, pruebas, test y chequeo de referencias se elije al candidato que mas se adapte al perfil del cargo.
Si tenemos mas de un candidato es importante dejar clara la necesidad de elegir y el interés en mantener el contacto para futuras colaboraciones con quien no haya optado al puesto.
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¿Qué es la Contratación?
Mientras se desarrollan las gestiones para la contratación, se recomienda desarrollar un plan de incorporación del nuevo empleado a la empresa y a su puesto de trabajo.
No vale de nada una excelente selección si se deja al nuevo empleado en un ambiente poco conocido, con métodos distintos de los que ha venido utilizando en sus empleos anteriores y sin prepararlo en el manejo del equipo auxiliar que ha de usar.
Un plan de incorporación al puesto de trabajo debe contemplar lo siguiente:
- Información sobre las políticas de la empresa, misión, visión, estructura organizativa, visión general del ámbito de trabajo de la empresa.
- Presentación del supervisor o persona encargada de vigilar al nuevo empleado en su fase de adaptación al puesto y a la empresa.
- Ubicación y del lugar de trabajo que debe ocupar, el cual debe estar preparado cuando éste se incorpore.
- Explicación de las tareas que ha de realizar. Conviene realizarse unas pautas generales que pueden aprovecharse en lo sucesivo y en las cuales deben especificarse no sólo las operaciones que se han de realizar sino también la razón o el objetivo de cada una, así como los medios auxiliares que se han de emplear.
- Entrega de medios auxiliares de trabajo (herramientas, equipo, material) para la realización eficaz de las tareas los cuales deben estar disponibles desde el mismo día de incorporación del empleado.
Seguimiento del contratado
Una vez contratado el nuevo empleado, se inicia una nueva etapa en la cual se crean un cúmulo de expectativas basadas en la nueva experiencia en el ámbito laboral-profesional y que buscan satisfacer las necesidades ligadas al área esencial de interés del trabajador.
El nuevo miembro de la empresa esperará un desarrollo profesional, crecimiento económico, incorporación en el espacio institucional de la empresa, entre otros aspectos, por lo que se debe hacer seguimiento al avance de estas expectativas.
Las expectativas, tanto de un lado como del otro, se ponen a prueba y son verificadas en las respuestas que se van produciendo.. Estas respuestas comprenden aspectos vinculares, aspectos técnicos y la incidencia de factores contextuales y culturales de la organización.